- +31 6 17 91 28 83
- info@inntaxlegal.nl
- Пн-Пт 9:00 - 18:00
В прошлом материале мы обсудили основные вопросы, связанные с законом о защите данных. Однако, использование персональных данных – тема очень большая. Поэтому сегодня мы продолжим говорить о требованиях AVG и расскажем о нескольких важных моментах, знать которые нужно каждому, кто имеет дело с конфиденциальными данными (а это, практически, все мы).
В соответствии с новым законом, вы не можете собирать и обрабатывать любые данные пользователей, которые захотите. Только в том случае, когда выполняется хотя бы 1 из этих 6 условий, вы имеете доступ к работе с данными.
1) У вас есть разрешение от заинтересованного лица.
2) Это необходимо для выполнения обязательств. Например, вы должны обработать адресные данные, чтобы доставить ваш продукт кому-либо.
3) Вы должны выполнить некое юридическое обязательство.
4) Необходимо защитить чью-то жизнь или здоровье, и вы не можете спрашивать у этого человека разрешение.
5) Для выполнения общественно полезной задачи.
6) Вы имеете для этого законный интерес: например, ваш отдел кадров должен обрабатывать личные данные, чтобы платить зарплату.
Еще один важный пункт AVG говорит: ваши клиенты должны быть хорошо информированы о своих правах в вопросах сбора конфиденциальных данных. Поэтому убедитесь, что ваши клиенты могут:
Кроме того, вы обязаны разместить в доступном месте информацию о своей политике конфиденциальности/ verplicht om over uw privacybeleid te informeren.
Что должно быть обязательно указано в заявлении о политике конфиденциальности?
— название и контактные данные контролирующей организации, которая определяет, почему и как используются персональные данные;
— информация о правовом основании для сбора и обработки персональных данных;
— кто получает личные данные;
— переносите ли вы данные за пределы ЕС;
— как долго вы храните данные;
— каковы права клиента;
— куда клиент может подать жалобу;
— обязан ли и почему клиент предоставить вам персональные данные;
— получили ли вы персональные данные от другой организации;
— принимаете ли вы решения на основании автоматической обработки данных (Automatische besluitvorming) и как вы это делаете.
Обратите внимание! Согласно новому закону AVG, пользователи имеют право на человеческое мнение при принятии решений по важным для них вопросам, которые могут иметь личные последствия. Организация может принимать решения на основании автоматической обработки данных только в тех случаях, когда:
— необходимо заключить с пользователем договор;
— в законе сказано, что автоматическое решение в данном случае возможно;
— пользователь дал свое согласие на это.
В некоторых случаях вы обязаны вести реестр персональных данных. Это касается ситуации, когда:
— в вашей компании работает больше 250 человек;
— вы регулярно обрабатываете персональные данные;
— вы обрабатываете персональные данные с высоким риском для прав и свобод заинтересованных лиц;
— вы обрабатываете специальные персональные данные (например, данные о здоровье, религии, политических предпочтениях или данные об уголовном праве).
Реестр должен содержать следующую информацию о персональных данных, которые вы обрабатываете:
Если вы обрабатываете данные с высоким риском для конфиденциальности, необходимо выполнить оценку защиту данных (DPIA) . Это обширное исследование для определения рисков обработки данных. На основании DPIA вы можете принять меры по снижению рисков для конфиденциальности.
Обязательным DPIA является только в следующих ситуациях:
Вы можете сами решить, как проводить оценку защиты данных. Но DPIA в любом случае должен соответствовать следующим требованиям:
Обратите внимание: в некоторых ситуациях у вас должен быть сотрудник по защите данных (functionaris voor de gegevensbescherming/FG). Он будет следить за тем, чтобы ваша организация соблюдала AVG. Для государственных учреждений и общественных организаций это обязательно. Вы должны зарегистрировать FG в Управлении по защите данных Нидерландов (Autoriteit Persoonsgegevens).
Если вы создаете новые продукты или услуги, уже на этапе разработки необходимо убедиться, что личные данные, которые вы планируете использовать, будут надежно защищены. Не обрабатывайте больше персональных данных, чем это действительно необходимо. Такой подход называется «конфиденциальностью по умолчанию». Для этого:
Бывает, что несмотря на все ваши усилия по сохранению конфиденциальности пользователей и точное следование букве закона, произошла непреднамеренная утечка данных. Вы можете потерять ноутбук, планшет, флешку или документы, содержащие незашифрованные личные данные. Или случайно выслать личные данные по электронной почте не тому человеку. Возможны и преднамеренные атаки на собранные вами данные! Например, кибератака на вашу базу данных или заражение программой-вымогателем, которая блокирует вам доступ к данным.
Во всех этих случаях вы должны сообщить об утечке AP (Autoriteit Persoonsgegevens) и задокументировать всю информацию об утечке. В случае, если утечка носит внутренний характер, информировать AP не нужно. Если утечка данных может иметь серьезные последствия для клиентов, чьи данные были украдены, вы должны информировать пострадавших об этом.
Если обработкой данных занимаетесь не вы сами, а компания-подрядчик, вы должны заключить с ними соглашение о безопасности персональных данных, конфиденциальности и правах третьих лиц. Даже если подрядчик (процессор) является вашим дочерним предприятием или находится за границей. К примеру, вы пользуетесь услугами внешней службы поддержки, и она в процессе работы может иметь доступ к данным ваших клиентов или сотрудников — это тоже форма обработки данных. Вы должны заключать соглашение о безопасности данных с провайдером облачных баз данных, где вы храните персональные данные. И с бухгалтерской компанией, которая проводит вам аудит. И с колл-центром, который обзванивает потенциальных клиентов по вашей базе.
Обратите внимание: если у вас уже есть соглашение об обработке данных в соответствии с Законом о защите персональных данных (Wbp), убедитесь, что оно соответствует правилами AVG.
Если ваша компания работает в нескольких странах ЕС, или обработка вами данных затрагивает несколько государств-членов ЕС, вы должны выбрать одну курирующую организацию по вопросам защиты данных. Это называется механизмом «одного окна». Например, выберите Управление по защите данных Нидерландов (Autoriteit Persoonsgegevens, AP).
Обратите внимание: для обработки некоторых данных вам необходимо запросить разрешение от субъектов данных. Кроме того, вы должны не только получить такое разрешение, но и быть в состоянии доказать факт его получения.
Продолжение следует!
Не уверены, что разобрались в теме? Записывайтесь на консультацию — наш налоговый специалист ответит на ваши вопросы.