Бухгалтерская отчетность  ·  Законодательство  ·  Налоговое планирование  ·  Новости

Хранение документов для налоговой: делайте это правильно!

Автор: Наталия Комаровская 

Каждая компания, зарегистрированная в Нидерландах, в течение 7 лет обязана сохранять налоговую отчетность. Можно ли считать, что обязательство по хранению соблюдается правильно, если компания хранит только распечатанные счета-фактуры, а не цифровой оригинал? Давайте разбираться!

Сегодня большая часть счетов-фактур и других документов поступают в компанию в цифровом виде. Дальше каждая компания решает по-своему: как хранить эти счета-фактуры? Многие финансовые отделы распечатывают счета-фактуры и хранят их в печатном виде. Но что тогда происходит с цифровой копией? Какие правила есть на этот счет ?И нужно ли хранить как печатные, так и цифровые счета-фактуры?

Срок хранения

На каждую компанию и предпринимателя в Нидерландах действует 7-летний период удержания налогов. В течении этого времени вы обязаны сохранять всю администрацию. И быть готовыми предоставить ее налоговым органам для пересмотра. То, как долго компания должна сохранять учетные записи, зависит от важности, которую налоговые органы придают различным типам документов в ваших отчетах.

Часть ваших административных документов классифицируется как базовые. Это главная бухгалтерская книга, учет дебиторской задолженности и управление дебиторской задолженностью. Управлении запасами, куплей-продажей и начислением заработной платы. Счета-фактуры по этим базовым документам должны храниться в течение 7 лет. Счета-фактуры на недвижимое имущество хранятся в течение 10 лет. Необходимо заключить соглашения с налоговыми органами о форме, в которой вы храните данные. А также об уровне детализации данных. Оформите это соглашение письменно.

Цифровые счета-фактуры

Обязательство по хранению также распространяется на компьютерные программы и файлы. Если вы распечатываете содержимое файла и храните его в таком виде, обязательство по хранению не считается выполненным. Глобально, вы должны хранить счета-фактуры в том виде, в каком вы их отправили или получили. Так что вы можете распечатывать цифровые счета-фактуры. Но вы также должны хранить их в цифровом виде. Не разрешается хранить распечатанные счета-фактуры вместо цифровых оригиналов.

Обратите внимание: если вы распечатываете цифровую счет-фактуру, вы должны распечатать документ в цветах. В точном соответствии с оригиналом. Бумажные счета-фактуры также могут быть оцифрованы. И также должны остаться цветными.

Существует интеллектуальное программное обеспечение, которое позволяет вводить цифровые счета-фактуры в систему финансового администрирования. Это экономит время, и, особенно, пространство.

Штрафы

Если предприниматель или компания не соблюдают обязательство по хранению документов, это может иметь серьезные последствия. У налоговых органов есть ряд санкций, которые разрешено в этом случае применять. Например, налоговые органы могут наложить штраф, если вы не выполнили определенные действия с документами. Если ваше правонарушение серьезнее и ваша администрация не вызывает доверия, налоговые органы могут даже отказаться от “бремени доказывания”. Это обязанность предоставить доказательства правонарушения в судебных органах. В этом случае налоговые органы могут назначить дополнительное доначисление налога, неправомерность которого придется доказывать уже вам.

Не уверены, что разобрались в теме? Записывайтесь на консультацию — наш налоговый специалист ответит на ваши вопросы.

    Запишитесь на первичную консультацию





    Picture of Наталия Комаровская

    Наталия Комаровская


    налоговая отчетностьобязательство по хранению

    Статьи по теме


    durektiva_ES
    Законодательство  ·  Налоговое планирование  ·  Новости  ·  Стартапы и предпринимательство  ·  Цифровая трансформация
    DAC 7 — все о новой Директиве ЕС