AVG WET: сроки хранения персональных данных

Внимание! Основное правило гласит, что специализированные законы всегда имеют преимущество в исполнении перед общими законами. Например, если специализированный фискальный закон противоречит общему закону в хранении и обработке налоговой и бухгалтерской документации, то в этом случае преимущество имеет фискальный закон.

Хранение, что меняется?

Закон AVG не содержит требований относительно сроков хранения персональных данных, но следует помнить о том, что вы обязаны хранить персональные данные не дольше, чем требуется для их обработки. Следовательно, после их обработки в вашей компании, данные должны быть уничтожены. НО! Если специализированным законом не устанавливаются сроки хранения и обработки персональных данных, в этом случае прерогативу имеет общий закон.

Документы без персональных данных

Документы, в которых отсутствуют личные данные, можно хранить неограниченное количество времени в администрации вашей компании. Из документов можно убрать личные данные. Например, счёт фактура, которая более не применима, но ранее содержала личные данные, а теперь они удалены, может храниться в компании и быть использована, так как закон AVG более к этому документу не применим.

Сроки хранения противоречат друг другу

Если общие и специальные законы относительно хранения данных противоречат друг другу, то специализированный закон имеет преимущество. Например, бухгалтерскую документацию следует хранить не менее семи лет, здесь мы видим пример специального закона. При этом общий закон AVG утверждает, что документы необходимо хранить столько, сколько необходимо для их обработки. То есть здесь мы видим прямое противоречие, но фискальный закон имеет преимущество, и следовательно согласно данному закону мы будем хранить документы не менее семи лет.

Электронное хранение

Все бумажные документы могут быть переведены в электронный формат и храниться в электронной базе при соблюдении всех необходимых требований закона. Требования для электронного документооборота такие же, как и для обычной бумажной документации.

Итог: в общем сроки хранения с 25 мая 2018 года не изменились, что говорит о том, что власти надзора по проверке и соответствию не так быстро займут очередь для проверки вашей организации. Однако, не стоит быть беспечными, и будет правильнее хотя бы раз в 6 месяцев проводить ревизию документации для удаления старых и ненужных данных.